Разработка, согласование и утверждение документированных процедур (стандартов предприятия) обычно включает четыре этапа:

• сбор и анализ материалов для разработки процедуры;
• разработка проекта процедуры и его согласование;
• утверждение процедуры;
• рассылка процедуры.

Рассмотрим их подробнее:

1-й этап. В процессе сбора и анализа материалов изучаются предложения и рекомендации всех заинтересованных подразделений, а также техническая и технологическая документация.

2-й этап. Проект процедуры направляется на согласование во все заинтересованные структуры. После получения отзывов о проекте, возможно, и в устной форме, готовится его окончательный вариант.

3-й этап. Доработанный вариант процедуры согласовывается с заинтересованными подразделениями, подписывается руководителем подразделения, согласовывается с представителем руководства и представляется на утверждение генеральному директору, который принимает решение по разногласиям, если они имеются, и утверждает окончательный вариант, устанавливая дату введения процедуры в действие. Процедуры утверждаются без ограничения срока действия.

4-й этап. Утвержденная процедура со всей прилагаемой документацией направляется представителю руководства для организации постановки на учет и рассылки заинтересованным лицам согласно листу рассылки. Далее оригинал передается в группу качества для хранения, где с него снимается необходимое число копий для дальнейшей рассылки, а на оригинал ставится штамп «Контрольный экземпляр».

Копии процедуры передаются подразделениям, участвующим в ее реализации. На копии наносится штамп «Копия №...». Количество копий и места рассылки фиксируются. Подразделения, получив копию процедуры, несут ответственность за ее внедрение, которое проводится с помощью организационно-технических мероприятий.

Группа качества руководит организационно-методическими работами по внедрению документированных процедур, соблюдение которых контролируется посредством проведения внутреннего аудита.

В случае необходимости внесения изменений в документированные процедуры или их аннулирования заинтересованные подразделения направляют предложения об этом в группу качества. Последняя совместно с подразделениями рассматривает эти предложения и в случае согласования принимает решение либо об изменениях в проекте, либо об аннулировании его, либо об отклонении этих предложений с указанием причин. Проект изменения или аннулирования должен быть согласован со всеми заинтересованными подразделениями предприятия, представлен руководству по качеству и утвержден генеральным директором.

Каждому изменению присваивается номер в соответствии с порядковым номером в реестре и указывается дата его введения. После регистрации оригинал с изменениями хранится в группе качества. Срок действия изменений не устанавливается, они действуют до пересмотра или отмены данной процедуры. Копии изменений рассылаются группой качества всем подразделениям. Изменение процедуры осуществляется заменой листов, при этом в нижнем колонтитуле замененных страниц указываются номер редакции и дата введения изменений.

Недействующие или устаревшие документы идентифицируются с помощью нанесения штампа «Аннулирован» на контрольный экземпляр. Все копии изымаются и уничтожаются, а контрольные экземпляры, если это необходимо для юридических целей или для сохранения информации, хранятся в группе качества.