Все сопроводительные документы на перевозку груза можно раз­делить на три крупные группы.

Транспортные. В эту группу входит достаточно большое ко­личество разнообразных бумаг. В них содержатся сведения, во-первых, о виде ТС, которое используется. К примеру, это может быть автомобильный, воздушный, железнодорожный транспорт. Сопроводительные документы на перевозку груза содержат отметки о пересечении границы, условия оплаты, передачи товаров.

Финансовые. Такие сопроводительные документы на товар со­держат полное описание и стоимость продукции, общее коли­чество, вместимость по каждому товарному месту.

Разрешительные. В эту группу входят сопроводительные до­кументы на товар по качеству, комплектации, упаковке. Такие бумаги тщательно проверяются таможенными органами.

Транспортная накладная. Она считается самым распространенным сопроводительным документом на перевозку продукции. Алкогольные, табачные изделия, пищевые продукты, строительные материалы - это лишь небольшой перечень товаров, к которым прилагается накладная.

Форма и вид документа выбирается в зависимости от транспорт­ного средства. Как правило, оформляются накладные на перевозку на­земными видами ТС. Однако на практике используются специальные бланки для поставки груза воздушным, морским и железнодорожным транспортом.

Сопроводительный документ для транспортировки груза назем­ными видами ТС оформляется в трех экземплярах. Первый оставляет у себя отправитель, второй предназначен для получателя. Третий не­обходим непосредственному перевозчику.

Особенности документа. Накладная для торгового предприятия может являться приходным или расходным документом. Ее выпи­сывает материально ответственный сотрудник при отгрузке изделий со склада или принятии товара. В накладной должны присутствовать следующие сведения: Дата, номер выписки. Наименование отправителя и получателя (поставщика и покупателя). Название и краткое описание изделий. Количество товара (в единицах). Цена каждого вида продук­ции и общая стоимость с НДС.

Товарно-транспортная накладная. Этот сопроводительный доку­мент состоит из двух частей: транспортной и, соответственно, товарной. В зависимости от специфики поставляемой продукции поставщик мо­жет приложить дополнительные бумаги (рис. 3.12).

При перевозке груза ж/д транспортом оформляется железнодо­рожная накладная. К ней могут прилагаться упаковочные листы и сер­тификаты. В накладной при этом делается соответствующая отметка.

Счет-фактура. Она считается самым распространенным финан­совым сопроводительным документом. Счет-фактура формируется при большом перечне отгруженных товаров. Этот сопроводительный до­кумент для розничного торгового предприятия выступает в качестве приходной квитанции.

Рис. 3.12. Товарно-транспортная накладная

Он является основанием для оплаты поставки. Типовой формой документа является форма № 141. В счете-фактуре обязательно указы­ваются: наименования отправителя и получателя, название и полная стоимость каждой единицы продукции, итоговая сумма. Для оплаты поступивших изделий может использоваться счет с аналогичным содержанием. Он выписывается поставщиком по форме № 868.

При оприходовании на счете-фактуре (как и на любом другом со­проводительном документе) ставится штамп.

Сертификаты. Они оформляются контрольными госорганами. Для получения сертификата образец продукции передается для лабо­раторного анализа. Исследование также может проводиться непосред­ственно на предприятии.

В настоящее время используются сертификаты:

• ветеринарные;
• фумигационные;
• фитосанитарные;
• гигиенические.

Предприятиям, осуществляющим поставку опасных материалов, также необходимо иметь разрешение.

Зачастую приемку товаров материально ответственный сотрудник осуществляет за пределами склада покупателя. В таких случаях ему не­обходимо иметь при себе доверенность. Она подтверждает полномочия служащего.

Приемка товаров. Порядок оприходования изделий зависит от ме­ста, характера (по качеству, комплектности, количеству), степени соот­ветствия соглашения о поставке сведениям из сопроводительных доку­ментов. Приемка по количеству, качеству продукции предусматривает проверку фактического ее наличия и состояния. Полученные данные сверяются со сведениями расчетных или сопроводительных докумен­тов. Если они совпадают, то на бумагах ставится штамп принимающе­го предприятия, а материально ответственный сотрудник заверяет их подписью.

Предъявление претензий. При приемке продукции важно соблю­дать порядок и сроки. В случае их нарушения торговые предприятия теряют право предъявлять поставщикам претензии, связанные с ка­чеством или количеством товара. При несоответствии фактического наличия изделий или отклонениях но их качеству от параметров, уста­новленных договором либо содержащихся в сопроводительных доку­ментах, составляется акт. Он выступает в качестве юридического ос­нования для предъявления претензий поставщику. Составлением акта занимается специальная комиссия. В ее составе должен присутствовать материально ответственный сотрудник, представитель поставщика. Ес­ли последний отсутствует, то при согласии контрагента акт может со­ставляться в одностороннем порядке. В сопроводительном документе материально ответственное лицо делает соответствующую отметку. При закупке товара необходимо проверять наличие сертификата.

Возврат продукции. Как правило, поступивший на предприятие груз проверяется материально ответственным лицом. Однако во мно­гих организациях ежедневно принимается огромное количество раз­ных изделий. Соответственно, проверить их качество не всегда пред­ставляется возможным. В договоре между поставщиком и закупщиком должны оговариваться условия и порядок возврата (замены) товара, брак которого выявлен в ходе реализации. По общим правилам, при обнаружении недостатков изделий при их продаже, несоответствия стандарту или образцу, согласованному сторонами, некомплектности, возврат производится путем составления расходной накладной.

Приемка импортной продукции. Порядок ее осуществления, про­верки количества и качества поступивших изделий оговариваются в со­глашении с зарубежным контрагентом. Если правила не были закре­плены в договоре, необходимо руководствоваться действующими нор­мативными актами, утвержденными федеральными исполнительными органами. Приемка продукции в ненарушенной таре от зарубежного контрагента производится в том же порядке, что и от отечественного поставщика.

Учет документов. Сведения о первичных бумагах, оформляемых при оприходовании изделий, поступивших на склад, следует отражать в Журнале поступления продукции. В нем указываются основные рек­визиты приходного документа. В их числе:

• наименование;
• номер и дата;
• краткая характеристика документа;
• дата регистрации;
• информация о поступившей продукции.

Документы, оформленные на приемку изделий, используются как основание для расчета с контрагентами. Сведения этих бумаг не могут пересматриваться после оприходования продукции. Исключение могут составлять случаи, когда выявлена естественная убыль при транспор­тировке. Оприходование продукции осуществляется в день завершения приемки по фактической сумме и количеству.